Möckelnföreningarnas arbete med GDPR

Vilka uppgifter samlar vi in?

Möckelnföreningarnas verksamhet består av styrelse, anställda inom kansliet samt våra medlemsföreningar. Nedan följer en sammanfattning av vilka uppgifter vi samlar in från de olika delarna av verksamheten.

Styrelsen: Namn, telefonnummer och e-post.

Anställda: Anställningsbevis finns samlade.
Anställdas namn, personnummer, adress, telefonnummer samt e-post.

Medlemsföreningarna: Föreningens adress.
Namn, telefonnummer och e-post till medlemsföreningarnas egenvalda kontaktpersoner.
Namn, telefonnummer och e-post till medlemsföreningens ordförande.
Medlemsföreningens faktureringsadress.
Namn, e-post samt postadress till medlemsföreningens kassör.

Möckelnföreningarna har också ett leverantörsregister som innehåller information om House of Fair Trade. Där finns samlat adress, organisationsnummer, referens, samt telefonnummer till grossisten.
Möckelnföreningarna har också ett återförsäljarregister över de medlemsföreningar/nätverk som agerar återförsäljare av varorna från House of Fair Trade genom Möckelnföreningarna. Namn, e-post och telefonnummer till medlemsföreningens kontaktperson, samt leveransadress för beställda varor finns samlat i återförsäljarregistret.

Varför samlar vi ovan nämnda uppgifter?
Uppgifterna gällande medlemsföreningarna utgör vårt medlemsregister. Vi är en intresseorganisation för våra medlemsföreningar som samordnar och driver frågor som är intressanta för medlemsföreningarna. För att kunna delge viktig och intressant information, bjuda in till nätverk samt fakturera för medlemsavgift behöver vi ha tillgång till deras kontaktuppgifter.

De anställdas uppgifter av uppenbara skäl – personnummer för att kunna betala ut löner.

Var samlar vi uppgifterna?

Styrelsen: I pappersformat samlat i en pärm. Namn och befattning på personerna
i styrelsen finns också synliga på Möckelnföreningarnas hemsida.

Anställda: Anställningsavtalen finns samlade i en fysisk pärm. Kontaktuppgifter till
samtliga anställda finns synliga på Möckelnföreningarnas hemsida. Personuppgifterna finns också lagrade i löneprogrammet Visma.

Medlemsföreningarna: Nyregistrering av nya medlemskap samlas i en fysisk pärm.
Möckelnföreningarnas anställda skapar också egna mejllistor i det
digitala programmet Outlook.

Leverantörs- och återförsäljarregister: I pappersformat i en fysisk pärm. Det finns en vision om
att släppa föreningarnas Fair Trade-katalog nationellt,
och då kommer vi upprätta ett digitalt register.

Vilka rutiner har vi upprättat för att arbeta utifrån GDPR?

Om Möckelnföreningarna får information om att en personuppgift blivit inaktuell uppdateras pärm samt mejllistor direkt – men vi har också infört en rutin att kontrollera och uppdatera alla samlade uppgifter en gång per år, efter varje årsmöte.

En gång varje månad rensas de anställdas mejlinkorg för att säkerställa att inga personuppgifter sparas längre än nödvändigt.

I samband med införandet av GDPR

I samband med att GDPR träder i kraft har Möckelnföreningarna skickat ut ett mejl till samtliga medlemsföreningar där information om hur Möckelnföreningarnas nya integritetspolicy ser ut och hur vi behandlar alla personuppgifter enligt den nya lagen GDPR. Möckelnföreningarna har också skapat en ny funktion där nya medlemsföreningar i samband med ansökan om medlemskap måste acceptera gällande villkor redan vid ansökan.

Öppna eller ladda ner som PDF: Möckelnföreningarnas integritetspolicy (GDPR)